Nous le savons tous, elle n’arrête pas de changer ! Mais à l’heure où nous rédigeons cet article, il existe une jauge de mille participants en simultané sur un évènement et ce, qu’il se déroule dans les établissements recevant du public ou en extérieur.

Il est absolument primordial de respecter les règles puisque c’est une preuve de professionnalisme et cela permet de montrer que la sécurité des participants est votre priorité !

L’idée n’est donc absolument pas de contourner la réglementation, bien au contraire, il faut savoir en tirer profit et la lire de A à Z pour ne manquer aucun élément puisque, oui, il y a un moyen de tout de même attirer du monde !

En effet, comme expliqué dans le point n°1, si on lit l’intégralité de la réglementation quant à cette jauge, on peut voir que le nombre de personnes n’est pas calculé sur toute la durée de l’événement mais à l’instant T !

Il faut donc pouvoir en tirer profit en fonctionnant par sessions. Ainsi, vous pouvez assigner des créneaux horaires à vos participants afin de s’assurer qu’il y ait un roulement permanent et qu’il n’y ait jamais plus de mille personnes en simultané sur votre évènement !

En revanche, il est aussi précisé que le nombre de personnes présentes doit pouvoir être vérifié à tout moment. Pour ça, pas d’inquiétude, une multitude d’applications et de logiciels existent pour justement vous permettre de gérer au mieux vos participants et savoir combien de personnes précisément sont présentes sur les lieux !

Évidemment, impossible d’aborder un sujet pareil sans mentionner les fameux masques et gels hydro-alcooliques indispensables à notre sécurité. Cela peut sembler plutôt évident mais il faut savoir en abuser ! Sachez que cela rassure les participants de voir des bouteilles de gel de tous les côtés et cela vous permet de mieux maîtriser le virus alors n’hésitez pas et mettez-en au maximum à disposition. Pensez aussi à mettre en avant les points d’eau pour encourager les participants à aller se laver les mains le plus possible.

Également, communiquez quant aux gestes barrières grâce à un système d’affichages sur le lieu de votre événement par exemple. Vous prouverez ainsi votre bonne volonté et montrerez que vous allez au-delà de la réglementation, que la sécurité de vos participants est au cœur de votre démarche.

Mettre en place un système de fléchages et de marquages au sol pour définir un sens de circulation peut, encore une fois, rassurer vos participants. Cela permet également de limiter la circulation du virus, prouver votre bienveillance mais aussi, optimiser le temps passé sur l’évènement.

Vous pourrez ainsi espérer accueillir plus de personnes !

Que votre événement soit en intérieur ou en extérieur, il est important de pouvoir permettre à chacun d’en profiter tout en respectant la distanciation sociale.

Dans le cas d’une conférence par exemple, condamnez un siège sur deux. Si vous organisez plutôt un salon, espacez les différents stands et agrandissez leurs espaces pour permettre aux participants de garder leurs distances.

Quel que soit l’évènement que vous souhaitez organiser, il y a forcément une façon d’optimiser l’aménagement pour garantir la sécurité de chacun !

Pour éviter que tous vos efforts ne soient vains, rien de mieux que de charger quelqu’un qui sera présent sur l’évènement de veiller à ce que tout soit bien respecté. Il faut que cette personne soit à 100% consacrée à cette mission et qu’elle connaisse sur le bout des doigts les mesures sanitaires, le sens de circulation, l’emplacement des bouteilles de gel (facile puisque vous en avez disposé partout !) et des différents points d’eau.

L’objectif ici n’est pas de jouer le rôle de la police mais de sensibiliser les participants et de les accompagner au mieux, en toute bienveillance, afin qu’ils profitent de votre événement en toute sécurité.

Nous avons déjà un peu abordé le sujet dans les précédents points mais gardez en tête que ce virus a développé un sentiment de peur chez les individus, ce qui est totalement normal. Il faut donc savoir les rassurer et leur prouver que leur santé est au cœur de votre démarche et que vous mettez tout en œuvre pour garantir leur sécurité.

Partagez toutes les mesures que vous vous efforcez de mettre en place via les réseaux sociaux, dans vos campagnes de mailings, via des affiches sur les lieux comme évoqué dans le point n°3 par exemple. L’important est vraiment de rassurer les participants et de prouver votre professionnalisme auprès de votre cible.

Vous le savez, le confinement a été difficile pour plus d’un d’entre nous. La perte de lien social notamment n’a pas été facile à gérer, c’est pourquoi, à travers vos évènements, il est primordial de mettre l’humain au cœur de votre démarche. Vous devez faire votre maximum pour créer du lien et permettre aux gens de retrouver une certaine proximité avec leurs interlocuteurs (tout en respectant la distanciation sociale bien sûr !).

Essayez donc de privilégier l’échange au maximum. Cela peut faire du bien au moral de vos participants et vous permettre de vous démarquer. En fonction du type d’évènements que vous organisez, vous pouvez par exemple proposer des rendez-vous en one-to-one, des ateliers à plusieurs ou encore des salles à thème pour échanger en groupe. À vous d’adapter en fonction de votre projet mais privilégiez au maximum les échanges !

En ces temps particuliers, il n’est plus aussi simple de se déplacer spécialement pour un événement, il faut donc apprendre à s’adapter à ce point également. Essayez donc de voir plus petit.

Si votre événement devait réunir des participants provenant de toute la France sur Paris par exemple, pensez plutôt à un salon plus convivial dans votre région. Rien ne vous empêche de décliner votre évènement dans différentes régions afin de toucher plus de monde mais, dans la mesure du possible, essayez de penser plus local. Il sera plus simple pour vos participants de se rendre dans la ville d’à côté qu’à l’autre bout de la France.

De plus, cela vous permettra également de rassembler moins de monde dans un même lieu mais, globalement, plus de participants en simultané seront présents sur votre évènement, dans différentes villes !

Cela peut faire peur au premier abord mais, en ces temps-là, il n’y a rien de mieux que le virtuel ! C’est une façon de faire qui s’est beaucoup développée ces derniers temps et à juste titre. Cela permet de rassembler beaucoup de monde de différents horizons sans mettre en péril la sécurité de qui que ce soit.

Contrairement à ce que l’on peut penser, le lien social est aussi bien présent. Malgré la barrière de l’écran, de bons outils peuvent permettre de réellement favoriser l’échange et optimiser le lien entre vos participants. De plus, il est plus facile de convaincre votre cible de participer puisqu’ils n’ont pas besoin de se déplacer. Il leur suffit de se connecter depuis leur canapé, et ils se retrouveront au cœur de votre évènement. Alors essayez d’y penser !